برنامج حضور وغياب للموظفين: كيف يعمل وماذا يحسب؟

برنامج حضور وغياب هو الحلقة التي تربط جهاز البصمة بمسير الرواتب. الجهاز يسجّل أن موظفاً مرّ عليه الساعة 08:25، لكنه لا يعرف إن كان ذلك تأخيراً أم موعده الطبيعي، ولا إن كان الموظف أمس في إجازة أم غائباً. هذه الأسئلة يجيب عنها نظام حضور وانصراف يعرف وردية كل موظف وإجازاته وأعذاره، ثم يُخرج آخر الشهر تقرير الحضور والغياب الذي يبني عليه المحاسب الراتب.

نشرح هنا ما يحدث للبصمة بعد تسجيلها، وماذا يحسب البرنامج بالضبط، مع مثال لأسبوع موظف واحد. وإن كنت في مرحلة المقارنة بين الأنظمة، فراجع دليل اختيار نظام حضور وانصراف.

جهاز البصمة وحده ليس برنامج حضور وغياب

أجهزة البصمة، بالإصبع أو الوجه أو البطاقة، تُنتج قائمة حركات: رقم الموظف ووقت مروره. ولكي تصبح هذه القائمة إدارة للحضور والانصراف، تحتاج إلى ثلاث معلومات لا يعرفها الجهاز:

• الوردية المطبّقة على الموظف في ذلك اليوم: متى يبدأ دوامه ومتى ينتهي.
• ما اعتُمد مسبقاً: إجازة، أو عذر عن تأخير، أو عمل إضافي.
• تقويم الشركة: أيام الراحة الأسبوعية والعطل الرسمية.

البرنامج يجمع هذه المعلومات مع الحركات، ويُخرج لكل موظف حالة واحدة واضحة لكل يوم.

كيف تتحول البصمة إلى حالة

في كل يوم يسأل البرنامج أولاً: ما وردية هذا الموظف اليوم؟ ثم يقارن بها البصمات:

• حاضر: دخل في موعد الوردية وأكمل دوامه.
• متأخر: دخل بعد بداية الوردية، فيُحسب التأخير بالدقائق.
• غائب: يوم عمل بلا بصمة، ولا تغطيه إجازة أو عطلة.
• إضافي: وقت عمل زائد على الوردية يُسجَّل ويُعتمد.

لهذا تهمّ الوردية الصحيحة كثيراً. الوردية الليلية التي تبدأ 22:00 وتنتهي 06:00 تُحتسب ليوم بدايتها، والوردية بفترتين لها بصمات أكثر من دخول وخروج واحد. وإذا احتُسب اليوم على وردية غير التي عمل فيها الموظف، تحوّل حضوره الصحيح إلى تأخير أو غياب.

الغياب ليس كل يوم بلا بصمة

أكثر خطأ يتكرر في حساب التأخير والغياب هو اعتبار كل يوم بلا بصمة غياباً. فاليوم الخالي من البصمات قد يكون:

• إجازة معتمدة: سنوية أو مرضية أو غيرها، وتصل إلى الراتب مدفوعة أو غير مدفوعة بحسب نوعها.
• عطلة رسمية: تُعرَّف مرة واحدة لكل الموظفين.
• يوم راحة: يوم الراحة الأسبوعي في جدول الموظف.
• غياباً فعلياً: حين لا ينطبق شيء مما سبق.

برنامج الحضور والغياب الجيد لا يحتسب الحالات الثلاث الأولى غياباً، فلا يضطر قسم الموارد البشرية إلى تصحيح التقرير يدوياً قبل تسليمه.

التأخير والأعذار والإضافي

ليس كل تأخير يُخصم. الموظف الذي استأذن لمراجعة طبية ووافق مديره له عذر معتمد، فتظهر دقائق تأخيره في التقرير لكنها لا تصل إلى الراتب خصماً. المهم أن يكون العذر مسجّلاً ومعتمداً في النظام، لا ورقة في درج أو رسالة على الجوال.

والأمر نفسه في الإضافي: بقاء الموظف بعد الدوام لا يعني ساعات مستحقة تلقائياً. يُسجَّل الإضافي ويمرّ على الاعتماد، ثم يصل إلى الراتب. أما حدود ساعات العمل وطريقة حساب أجر الساعة الإضافية وفق نظام العمل السعودي فمشروحة في مقال ساعات العمل والعمل الإضافي.

مثال: أسبوع موظف واحد

موظف ورديته من 08:00 إلى 16:00، من الأحد إلى الخميس، والجمعة والسبت راحة:

ملخص الأسبوع: خمسة أيام عمل، حضر منها ثلاثة، ويوم إجازة لا يُحتسب غياباً، ويوم غياب واحد. التأخير القابل للخصم 25 دقيقة فقط، لأن السبعين دقيقة الأخرى مغطّاة بعذر. والإضافي المعتمد ساعتان ونصف.

وفي التقرير الشهري تُجمع هذه الأرقام لكل أسابيع الشهر، فيرى المحاسب لكل موظف أيام الحضور والغياب والإجازات، ومجموع التأخير والإضافي، دون أن يفتح سجل البصمات.

التقارير التي تحتاجها الموارد البشرية والمحاسب

• تقرير الحضور اليومي: من حضر ومن تأخر ومن غاب اليوم.
• تقرير حضور الموظف خلال فترة: لمراجعة حالة موظف بعينه أو الرد على استفساره.
• تقرير الحضور الشهري: الورقة التي يستلمها المحاسب آخر الشهر.
• تقرير الحضور الجماعي: فريق كامل في صفحة واحدة.
• تقرير الغياب: من اقترب من حدّ الإنذار وفق قواعد تضبطونها.
• تقرير الإضافي وتقرير الأعذار: البنود التي تغيّر الراتب، كلٌّ على حدة.

الشرط الأهم ألا يكون لكل تقرير مصدر مختلف. حين يُبنى التقرير اليومي والشهري والراتب على السجل نفسه، يتطابق الرقم في الثلاثة.

من الحضور إلى الراتب

حين يُحتسب الراتب من الحضور داخل النظام نفسه، تنتقل إليه أيام الغياب والتأخير غير المعذور والإضافي المعتمد والإجازات غير المدفوعة دون جدول وسيط، ويمكن عند المراجعة الرجوع من رقم الخصم إلى مصدره.

أخطاء شائعة عند متابعة الحضور في Excel

• نسخ الحركات يدوياً من كل جهاز أو فرع إلى ملف واحد.
• تقسيم الوردية الليلية على يومين، فيظهر الموظف متأخراً في يوم وغائباً في آخر.
• تسجيل الإجازة غياباً لأن الطلب الورقي لم يصل إلى من يُعِدّ الجدول.
• معادلات تتغيّر من شهر إلى آخر دون أن يعرف أحد من غيّرها.
• تعديلات بلا أثر: إذا صحّح أحدهم وقت دخول، لا يبقى ما يدل على ذلك.

كيف يعمل IdaraSuite

• ترسل أجهزة البصمة من ZKTeco و Hikvision و Suprema الحركات مباشرة إلى النظام عبر الإنترنت، دون حاسوب وسيط في الفرع ولا عنوان IP ثابت. وإذا انقطع الإنترنت يحتفظ الجهاز بالحركات ويرسلها عند عودة الاتصال.
• يُحتسب كل يوم على وردية الموظف الفعلية: ثابتة، أو ليلية تمتد بعد منتصف الليل، أو بأكثر من فترة، مع جداول المناوبات.
• الإضافي والأعذار يُطلبان ويُعتمدان داخل النظام، والإجازات المعتمدة والعطل الرسمية وأيام الراحة لا تُحتسب غياباً.
• تقارير حضور يومية وشهرية وجماعية وتقرير للغياب، مع تصفية بالفرع والقسم والمسمى الوظيفي.
• الراتب يُحتسب من الحضور الفعلي في النظام نفسه.

التفاصيل في صفحات الحضور والانصراف والتقارير والرواتب. وإن أردت أن ترى أسبوعاً كالمثال أعلاه على النظام نفسه، احجز عرضاً تجريبياً.

هذا المقال للمعلومات العامة وليس استشارة قانونية. تتغيّر الأنظمة واللوائح، فارجع إلى النص الرسمي الساري أو إلى مستشار قانوني قبل اتخاذ قرار.

→ كل المقالات