شراء جهاز بصمة لا يعني أن لديك نظام حضور وانصراف. الجهاز يسجّل وقت الدخول والخروج فقط، أما السؤال الذي يهم المحاسب آخر الشهر فهو: كم يوماً حضر الموظف، وكم تأخّر، وكم ساعة إضافية يستحق؟ الإجابة تأتي من النظام الذي يقف خلف الجهاز.
أولاً: الجهاز
- طريقة التعرّف. بصمة الإصبع أرخص وأكثر انتشاراً. الوجه أسرع وأنسب للمواقع التي تتّسخ فيها الأيدي. البطاقة أسهل لكنها تُعار.
- طريقة إرسال البيانات. بعض الأجهزة ينتظر أن يسحب منه برنامج على حاسوب في الفرع، وبعضها يرسل الحركات بنفسه عبر الإنترنت إلى النظام. النوع الثاني لا يحتاج حاسوباً في الفرع ولا عنوان IP ثابتاً.
- الذاكرة عند انقطاع الاتصال. تأكد أن الجهاز يحتفظ بالحركات ويرسلها عند عودة الإنترنت.
ثانياً: ما بعد البصمة
هنا يختلف نظام عن آخر:
- الورديات. هل يدعم ورديات ليلية تمتد بعد منتصف الليل؟ ورديات بفترتين؟ جدول مناوبات يتغيّر أسبوعياً؟
- التأخير والأعذار. هل يمكن تسجيل عذر معتمد فلا يُخصم التأخير؟
- العمل الإضافي. هل يُحتسب تلقائياً، وهل يمرّ على اعتماد قبل أن يصل إلى الراتب؟
- الإجازات والعطل. هل اليوم المغطّى بإجازة أو عطلة رسمية يظهر غياباً؟
- الفروع والمشرفون. هل يرى كل مشرف موظفيه فقط؟
ثالثاً: التقارير والراتب
- هل يخرج تقرير شهري يمكن تسليمه للمحاسب كما هو؟
- هل يمكن احتساب الراتب من الحضور داخل النظام نفسه، أم تُصدَّر البيانات إلى جدول؟
- هل الأرقام قابلة للتتبع؟ أي هل تستطيع من رقم الخصم أن تصل إلى اليوم والبصمة التي سبّبته؟
عشرة أسئلة للمورّد
- ما طرازات الأجهزة التي يعمل معها النظام؟
- هل ترسل الأجهزة إلى النظام مباشرة أم عبر برنامج في الفرع؟
- ماذا يحدث للحركات إذا انقطع الإنترنت؟
- هل يدعم الورديات الليلية وجداول المناوبات؟
- كيف تُسجَّل الأعذار والإضافي، ومن يعتمدها؟
- هل الواجهة والتقارير بالعربية فعلاً، أم مترجمة جزئياً؟
- أين تُحفظ البيانات، وهل تُعزل بيانات شركتي عن غيرها؟
- كم مرة يُؤخذ نسخ احتياطي، وهل جُرّب الاسترجاع؟
- هل تنقلون بياناتنا وسجل الحضور السابق من نظامنا الحالي؟
- ما الذي لا يفعله النظام؟ الإجابة الصريحة هنا علامة جيدة.
خلاصة
اختر النظام بناءً على ما يفعله بالبصمة بعد تسجيلها، لا على شكل الجهاز. واطلب عرضاً حياً على حالة من واقع شركتك: وردية ليلية، موظف تأخّر بعذر، وآخر عمل في يوم عطلة.
إن أردت أن ترى كيف يتعامل IdaraSuite مع هذه الحالات، اطّلع على ميزة الحضور والانصراف أو احجز عرضاً تجريبياً.
هذا المقال للمعلومات العامة وليس استشارة قانونية. تتغيّر الأنظمة واللوائح، فارجع إلى النص الرسمي الساري أو إلى مستشار قانوني قبل اتخاذ قرار.