مسير الرواتب الشهري في السعودية: خطوات إعداده من الحضور إلى الصرف

مسير الرواتب هو الكشف الشهري الذي يبيّن لكل موظف ما يستحقه وما يُخصم منه وصافي ما يُصرف له. إعداده لا يبدأ في جدول الرواتب، بل في سجل الحضور: كل يوم غياب أو ساعة إضافية أو إجازة غير مدفوعة تغيّر الرقم. في هذا الدليل خطوات إعداد مسير الرواتب في السعودية بالترتيب، مع مثال على حساب الراتب بالأرقام، وأخطاء تتكرر كل شهر سواء استخدمتم جدولاً أو برنامج رواتب.

ماذا يحتوي مسير الرواتب؟

يضم المسير عادةً لكل موظف هذه البنود:

الراتب الأساسي والبدلات: الأجر الأساسي المتفق عليه في العقد، وبدل السكن وبدل النقل وأي بدل ثابت آخر.
الإضافات المتغيرة: أجر الساعات الإضافية المعتمدة، والمكافآت.
الخصومات: الغياب دون عذر، والتأخير، والجزاءات، والإجازات غير المدفوعة، وحصة الموظف من اشتراك التأمينات الاجتماعية إن كان مشمولاً بها.
صافي الراتب: ما يُحوَّل فعلاً إلى حساب الموظف.

ويحتاج المحاسب إلى جانب ذلك أيام العمل الفعلية في الشهر، حتى يعرف من أين جاء كل رقم.

خطوات إعداد مسير الرواتب

إقفال الحضور. حدّدوا تاريخ إقفال ثابتاً كل شهر، وراجعوا قبله البصمات الناقصة والأيام التي تظهر غياباً. أي تصحيح بعد الإقفال يعني إعادة الحساب.
اعتماد الإجازات والأعذار والإضافي. الإجازة غير المعتمدة لا تُعامل كإجازة، والإضافي غير المعتمد لا يُدفع. أنهوا الطلبات المعلّقة قبل الحساب حتى لا يُرحَّل الخلاف إلى الشهر التالي.
حساب الإضافات والخصومات. الإضافي وفق المادة 107 من نظام العمل، والغياب والتأخير وفق لائحة المنشأة وسياستها المكتوبة، ثم الجزاءات والمكافآت المسجّلة في الشهر.
اشتراكات التأمينات الاجتماعية. تُقتطع حصة الموظف السعودي من راتبه ويدفع صاحب العمل حصته، وتُحسب على الأجر الخاضع للاشتراك، وهو في الغالب الأجر الأساسي مع بدل السكن. أما غير السعوديين فيدفع صاحب العمل عنهم اشتراك الأخطار المهنية. وقد تغيّرت نسب الاشتراك للمشتركين الجدد منذ تطبيق نظام التأمينات الاجتماعية الجديد في 2024، لذلك لا تنسخوا نسبة من مسير قديم، وتحققوا من النسبة السارية على كل موظف في موقع التأمينات الاجتماعية.
المراجعة. قارنوا المسير بالشهر السابق: من تغيّر صافي راتبه كثيراً؟ ولماذا؟ وتأكدوا من الموظفين الجدد والمغادرين ومن احتُسب لهم جزء من الشهر.
الصرف وملف حماية الأجور. يُحوَّل الصافي عبر البنك، ويُرفع ملف الأجور على منصة مدد ضمن برنامج حماية الأجور. احرصوا على أن تطابق المبالغ المصروفة الأجور المسجّلة للموظفين، وأن يكون لكل فرق سبب موثّق من غياب أو خصم.

مثال: حساب الراتب لموظف واحد

موظف راتبه الأساسي 6,000 ريال، وبدل السكن 1,500 ريال، وبدل النقل 600 ريال، أي 8,100 ريال شهرياً. عمل خلال الشهر ساعتين إضافيتين معتمدتين، وغاب يوماً واحداً دون عذر، وبلغ مجموع تأخيره 60 دقيقة.

الافتراضات: نقسم الأجر الشهري على 30 يوماً، واليوم على 8 ساعات، أي 240 ساعة في الشهر، ونخصم الغياب والتأخير على الأجر الشامل للبدلات. هذه سياسة شائعة وليست قاعدة ملزمة؛ فبعض المنشآت تقسم على أيام الشهر الفعلية، وبعضها يخصم على الأساسي وحده.

الإضافي (المادة 107):

أجر الساعة: 8,100 ÷ 30 ÷ 8 = 33.75 ريالاً
50% من أجر الساعة الأساسي: 6,000 ÷ 30 ÷ 8 × 0.5 = 12.50 ريالاً
أجر الساعة الإضافية: 33.75 + 12.50 = 46.25 ريالاً
الساعتان: 2 × 46.25 = 92.50 ريالاً

خصم الغياب والتأخير:

يوم الغياب: 8,100 ÷ 30 = 270 ريالاً
التأخير (ساعة واحدة بأجر الساعة): 33.75 ريالاً
مجموع الخصومات: 270 + 33.75 = 303.75 ريالاً

النتيجة:

الإجمالي مع الإضافي: 8,100 + 92.50 = 8,192.50 ريالاً
بعد الخصومات: 8,192.50 − 303.75 = 7,888.75 ريالاً

ثم تُخصم حصة الموظف من التأمينات إن كان سعودياً، بحسب النسبة السارية عليه، فيظهر صافي الراتب. ولتفاصيل ساعات العمل وأجر الإضافي، راجعوا مقال ساعات العمل والعمل الإضافي في نظام العمل السعودي.

أخطاء شائعة في مسير الرواتب

الحساب من حضور لم يُقفل. بصمة ناقصة تتحول إلى غياب يُخصم، ثم تُصحَّح بعد الصرف.
إجازة لم تُعتمد في وقتها. يظهر اليوم غياباً، أو تُحتسب إجازة مدفوعة لم يوافق عليها أحد.
تقسيم مختلف من شهر لآخر. القسمة على 30 مرة وعلى أيام الشهر مرة أخرى تغيّر أجر اليوم والساعة دون سبب يفهمه الموظف.
حساب الإضافي على الأساسي وحده. المادة 107 تجمع أجر الساعة كاملاً مع 50% من أجر الساعة الأساسي.
نسبة تأمينات منسوخة. موظف التحق بعد تغيير النسب قد لا تنطبق عليه نسبة زملائه القدامى.
خصومات بلا سند. كل جزاء أو خصم يحتاج تاريخاً وسبباً مسجّلين، وإلا صعب الدفاع عنه عند الاعتراض.
إهمال الموظف المغادر. من غادر خلال الشهر يُحتسب له جزء من الشهر، وتُضاف إليه تسوية نهاية الخدمة. للتحقق السريع منها استخدموا حاسبة نهاية الخدمة.

كيف يعدّ IdaraSuite مسير الرواتب

في نظام الرواتب في IdaraSuite يُحتسب الراتب داخل النظام من الحضور الفعلي نفسه، لا من جدول مُصدَّر ثم حساب يدوي:

تصل البصمات من أجهزة الفروع، ويُحتسب الحضور والتأخير والغياب على وردية كل موظف. التفاصيل في ميزة الحضور والانصراف.
ساعات الإضافي المعتمدة تُضاف، والعذر المعتمد لا يُخصم، والإجازة المعتمدة وحدها تصل إلى الراتب.
الغياب والتأخير يُحتسبان وفق القواعد التي تحددونها، والجزاءات والمكافآت والرسوم تُسجَّل بأنواعها مع التاريخ والسبب.
تقرير رواتب واحد يعرض لكل موظف ما له وما عليه وصافي المستحق، وتعود أرقامه إلى مصدرها عند المراجعة، ومعه تقارير الحضور الشهري والإضافي والأعذار التي يحتاجها المحاسب. انظروا ميزة التقارير.

وللوضوح: لا يوجد حالياً ربط مباشر مع التأمينات الاجتماعية أو مدد أو نظام حماية الأجور، ولا يحوّل النظام الرواتب إلى البنك. يحتسب النظام الراتب ويصدر تقريره، ثم ترفعون الملفات وتصرفون عبر قنواتكم المعتادة.

لتروا مسير الرواتب على بيانات تشبه بيانات شركتكم، احجزوا عرضاً.

هذا المقال للمعلومات العامة وليس استشارة قانونية. تتغيّر الأنظمة واللوائح، فارجع إلى النص الرسمي الساري أو إلى مستشار قانوني قبل اتخاذ قرار.

→ كل المقالات